Manipulace s entitami na obou stranách spolu s oboustrannou komunikací a asynchronním přenosem dat jednoznačně vede k potřebě stanovit pravidlo, kdo smí s entitou aktuálně manipulovat. Toto pravidlo stanoví, že entity, které jsou předmětem komunikace v rámci tohoto rozhraní, budou vždy ve výhradní správě pouze jednoho z obou systémů ISSD, resp. eSSL. Systém, který bude mít entitu ve výhradní správě, smí realizovat všechny manipulace s ní, které jsou v rámci metodiky práce systému korektní. Všechny realizované manipulace s entitou musí systém s výhradní správou entity prostřednictvím dávek oznámit druhému nebo dalším systémům, které k entitě v té době výhradní správu nemají.
Zdroj: Národní standard
Předání výhradní správy:
- Ze spisové služby do externí aplikace - Postoupení zpracování dokumentu, nebo spisu.
- Z externí aplikace do spisové služby - Vrácení zpracování dokumentu, nebo spisu.
Při postoupení dokumentu externí aplikaci, např. žádosti, která je již v evidenci spisové služby a má přiděleno číslo jednací, musí dojít k párování, tedy určení konkrétní žádosti, nebo písemnosti v externí aplikaci.