Žádost může být na školu doručena několika způsoby:
- osobním podáním na škole - do spisové služby se zavede až ručním zpracováním,
- do datové schránky - spisová služba si načte žádost z datová schránky a přidělí ji číslo jednací,
- do e-mailové schránky - spisová služba si načte žádost z e-mailvoé schránky a přidělí ji číslo jednací,
- doporučeně poštou - do spisové služby se zavede až ručním zpracováním.
Pokud je žádost již evidována ve spisové službě a je jí přiděleno číslo jednací, tak je nutné provést ve spisové službě tzv. postoupení dokumentu externí aplikaci.