Spisová služba

Popis propojení elektronické podpory zápisů do škol s ruznými IS poskytujích funkci spisové služby.

Od 1. ledna 2026 budou muset vést spisovou službu v elektronické podobě v atestovaném elektronickém systému spisové služby (tj. eSSL) všechny veřejné instituce, a to včetně soukromoprávních subjektů, které zřizují ministerstva, kraje, města a obce a povinnost mají také školy, ať jsou státní, soukromé, nebo vedeny jako neziskovka.
Výjimka byla udělena pouze těmto typům organizací: mateřské školy, výchovné a ubytovací zařízení a zařízení školního stravování.
Zdroj: https://www.tesso.cz/povinnost-vest-spisovou-sluzbu-elektronicky-depo-a…

Každý elektronický systém spisové služby musí projít atestací. Atestací se přitom rozumí posouzení souladu elektronického systému spisové služby s požadavky archivního zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 tohoto zákona (vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby) a Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS – aktualizovaná verze účinná od 1. července 2023).

Spojení mezi elektronickými systémy probíhá dle národního standardu pro elektronické systémy spisové služby.

Propojení umožňuje:

Příjem dokumentů (žádosti)
Vyřizování dokumentů
Předání dokumentů na výpravnu k odeslání
Uzavření spisů a vrácení do spisové lužby

administrator Po, 04/29/2024 - 18:28

Elektronické systémy spisové služby

Elektronický systém spisové služby (zde v textu zkratka "ESSS", národní standard používá zkratku "eSSL") je informační systém pro odbornou správu dokumentů a pro elektronické vedení spisové služby. Takový program musí zajišťovat evidenci elektronických i listinných dokumentů.

Podrobnosti funkcí elektronického systému spisové služby stanovuje zejména:

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění zákona č. 190/2009 Sb.,
Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby,
Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, vyhlášený Ministerstvem vnitra na základě zmocňovacího ustanovení § 70 odst. 2 Zákona o archivnictví a spisové službě – jedná se o adaptovaný a přeložený mezinárodní standard MoReq2.

Od roku 2027 je povinností veřejnoprávních původců mít atestovaný elektronický systém spisové služby. Do té doby mohou využívat neatestovaný systém. Přehled atestovaných ESSS bude zveřejněn na stránkách Ministerstva vnitra.

Zdroj: https://cs.wikipedia.org/wiki/Elektronick%C3%BD_syst%C3%A9m_spisov%C3%A…

administrator Po, 04/29/2024 - 19:47

ICZ e-spis® LITE

ICZ e-spis® LITE je jednoduchá hostovaná elektronická spisová služba vhodná pro obce typu PO1 a PO2, školy, školská zařízení a malé organizace zřizované obcemi a kraji, vyhovující aktuální novele zákona 499/2004 sb. o archivnictví a spisové službě a zákonu 300/2008 sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.

administrator Po, 04/29/2024 - 18:32

Nastavení spojení

Aby bylo možné komunikovat se spisovou službou ICZ e-spis® LITE, je nutné provést následující nastavení.

administrator Po, 04/29/2024 - 18:36

Pravidla komunikace mezi systémy

Manipulace s entitami na obou stranách spolu s oboustrannou komunikací a asynchronním přenosem dat jednoznačně vede k potřebě stanovit pravidlo, kdo smí s entitou aktuálně manipulovat. Toto pravidlo stanoví, že entity, které jsou předmětem komunikace v rámci tohoto rozhraní, budou vždy ve výhradní správě pouze jednoho z obou systémů ISSD, resp. eSSL. Systém, který bude mít entitu ve výhradní správě, smí realizovat všechny manipulace s ní, které jsou v rámci metodiky práce systému korektní. Všechny realizované manipulace s entitou musí systém s výhradní správou entity prostřednictvím dávek oznámit druhému nebo dalším systémům, které k entitě v té době výhradní správu nemají.
Zdroj: Národní standard

Předání výhradní správy:

Ze spisové služby do externí aplikace - Postoupení zpracování dokumentu, nebo spisu.
Z externí aplikace do spisové služby - Vrácení zpracování dokumentu, nebo spisu.

Při postoupení dokumentu externí aplikaci, např. žádosti, která je již v evidenci spisové služby a má přiděleno číslo jednací, musí dojít k párování, tedy určení konkrétní žádosti, nebo písemnosti v externí aplikaci.

administrator Po, 04/29/2024 - 21:20

Číslo jednací

Zadání čísla

Určení čísla jednacího

administrator Po, 04/29/2024 - 21:39

Příjem žádostí

Žádost může být na školu doručena několika způsoby:

osobním podáním na škole - do spisové služby se zavede až ručním zpracováním,
do datové schránky - spisová služba si načte žádost z datová schránky a přidělí ji číslo jednací,
do e-mailové schránky - spisová služba si načte žádost z e-mailvoé schránky a přidělí ji číslo jednací,
doporučeně poštou - do spisové služby se zavede až ručním zpracováním.

Pokud je žádost již evidována ve spisové službě a je jí přiděleno číslo jednací, tak je nutné provést ve spisové službě tzv. postoupení dokumentu externí aplikaci.

administrator Po, 04/29/2024 - 19:31

Převzetí postoupené písemnosti

Převzetí postoupené písemnosti administrator Po, 04/29/2024 - 20:47

Generování písemností

Generování písemností administrator Po, 04/29/2024 - 20:41

Elektronické přílohy písemnosti

Elektronické přílohy písemnosti administrator Po, 04/29/2024 - 20:41

Vypravení písemnosti

Vypravení písemnosti administrator Po, 04/29/2024 - 20:42

Předání k písemnosti k odeslání

Předání k písemnosti k odeslání administrator Po, 04/29/2024 - 21:33

Storno vypravení písemnosti

Storno vypravení písemnosti administrator Po, 04/29/2024 - 21:31

Odeslání písemnosti

Odeslání písemnosti administrator Po, 04/29/2024 - 21:41

Doručení písemnosti

Doručení písemnosti administrator Po, 04/29/2024 - 21:42

Vyřízení písemnosti

Vyřízení písemnosti administrator Po, 04/29/2024 - 20:42

Vyřízení spisu

Vyřízení spisu administrator Po, 04/29/2024 - 20:43

Uzavření spisu

Uzavření spisu administrator Po, 04/29/2024 - 20:43

Vrácení ke zpracování

Vrácení ke zpracování administrator Po, 04/29/2024 - 21:30

Vrácení spisu do spisové služby

Vrácení spisu do spisové služby administrator Po, 04/29/2024 - 20:45

Hromadné operace

Hromadné operace administrator Po, 04/29/2024 - 21:40